A festa de formatura é um momento muito especial na vida de qualquer estudante. É a celebração do fim de uma etapa e do início de outra, cheia de desafios e oportunidades.
É também uma oportunidade de reunir os amigos, os familiares e os professores para comemorar essa conquista.
Mas organizar uma festa de formatura não é uma tarefa fácil. Exige planejamento, organização, criatividade e trabalho em equipe.
Por isso, neste artigo, vamos te dar algumas dicas de como organizar uma festa de formatura incrível, sem estresse e sem gastar muito. Vamos lá?
Planejamento
O planejamento é a parte mais importante da organização de uma festa de formatura.
É nessa etapa que você vai definir os principais aspectos da sua festa, como o orçamento, a data, o local, o tema, a decoração, o convite e os serviços contratados. Veja como fazer isso:
Como definir o orçamento, a data e o local da festa?
O primeiro passo para organizar uma festa de formatura é definir o orçamento disponível para a realização do evento.
Para isso, você precisa saber quantos formandos vão participar da festa e quanto cada um pode contribuir financeiramente.
Você também pode buscar patrocínios ou parcerias com empresas ou instituições que possam apoiar a sua festa.
O segundo passo é definir a data da festa. O ideal é que ela seja realizada logo após a colação de grau, mas você também pode escolher outra data que seja conveniente para a maioria dos formandos e dos convidados.
Lembre-se de verificar se não há conflito com outras datas importantes, como feriados ou eventos da sua instituição de ensino.
O terceiro passo é definir o local da festa. O local deve ser escolhido de acordo com o número de convidados, o estilo da festa e o orçamento disponível.
Você pode optar por um salão de festas, um clube, um hotel, um sítio ou até mesmo uma casa.
O importante é que o local tenha infraestrutura adequada para receber a sua festa, como espaço, iluminação, ventilação, banheiros e estacionamento.
Como escolher o tema, a decoração e o convite da festa?
O quarto passo para organizar uma festa de formatura é escolher o tema da festa. O tema deve refletir a personalidade dos formandos e o espírito da turma.
Você pode escolher um tema relacionado ao seu curso, à sua profissão, à sua história ou aos seus sonhos.
Por exemplo, se você se formou em medicina, você pode escolher um tema como “Doutores do Amor” ou “Anjos da Guarda”. Se você se formou em direito, você pode escolher um tema como “Advogados do Bem” ou “Justiceiros da Lei”. Seja criativo!
O quinto passo é escolher a decoração da festa. A decoração deve estar de acordo com o tema escolhido e com as cores da sua turma.
Você pode usar balões, flores, tecidos, velas, fotos, banners e outros elementos que deixem o ambiente bonito e aconchegante.
Você também pode contratar um profissional especializado em decoração de eventos ou pedir ajuda aos seus colegas mais habilidosos.
O sexto passo é escolher o convite da festa. O convite deve conter as informações essenciais sobre a sua festa, como o nome dos formandos, o curso, a data, o horário, o local e o traje.
Você também pode incluir uma frase inspiradora ou divertida sobre a sua formatura ou sobre a sua turma. Você pode fazer o convite em formato digital ou impresso, mas lembre-se de enviá-lo com antecedência aos seus convidados.
Como contratar os serviços de buffet, som, iluminação e fotografia?
O sétimo passo para organizar uma festa de formatura é contratar os serviços necessários para a realização do evento, como o buffet, o som, a iluminação e a fotografia.
Esses serviços são essenciais para garantir a qualidade e a animação da sua festa, por isso, você deve escolhê-los com cuidado e atenção.
O buffet é o serviço responsável pela alimentação e pela bebida da sua festa. Você deve escolher um buffet que ofereça um cardápio variado, saboroso e adequado ao seu orçamento e ao seu tema.
Você também deve verificar se o buffet tem experiência em eventos do mesmo porte que o seu e se tem boas referências no mercado.
O som é o serviço responsável pela música e pela sonorização da sua festa.
Você deve escolher um som que tenha equipamentos de qualidade, que toque os estilos musicais que você e seus convidados gostam e que tenha um DJ ou uma banda profissional e animada.
Você também deve verificar se o som tem experiência em eventos do mesmo porte que o seu e se tem boas referências no mercado.
A iluminação é o serviço responsável pela iluminação cênica e decorativa da sua festa. Você deve escolher uma iluminação que crie um clima agradável e festivo, que valorize a decoração e que proporcione efeitos visuais interessantes.
Você também deve verificar se a iluminação tem experiência em eventos do mesmo porte que o seu e se tem boas referências no mercado.
A fotografia é o serviço responsável pela captação de imagens da sua festa. Você deve escolher uma fotografia que registre os momentos mais importantes e emocionantes da sua festa, que tenha um estilo que combine com o seu tema e que entregue as fotos em alta qualidade e em um prazo razoável.
Você também deve verificar se a fotografia tem experiência em eventos do mesmo porte que o seu e se tem boas referências no mercado.
Execução
A execução é a parte mais prática da organização de uma festa de formatura. É nessa etapa que você vai colocar em prática tudo o que planejou, desde a montagem da comissão de formatura até a resolução de possíveis imprevistos. Veja como fazer isso:
Como montar a comissão de formatura e dividir as tarefas?
O oitavo passo para organizar uma festa de formatura é montar a comissão de formatura. A comissão de formatura é o grupo de formandos responsáveis por coordenar todas as atividades relacionadas à festa, desde a captação de recursos até a prestação de contas.
A comissão de formatura deve ser composta por pessoas comprometidas, organizadas, comunicativas e democráticas.
O nono passo é dividir as tarefas entre os membros da comissão de formatura. As tarefas devem ser distribuídas de acordo com as habilidades, os interesses e a disponibilidade de cada um. Por exemplo, quem tem mais facilidade com números pode ficar responsável pelo orçamento, quem tem mais criatividade pode ficar responsável pelo tema, quem tem mais contatos pode ficar responsável pelos patrocínios, etc.
Como divulgar a festa e vender os ingressos?
O décimo passo para organizar uma festa de formatura é divulgar a festa. A divulgação é fundamental para atrair os convidados e garantir o sucesso do evento.
Você pode divulgar a sua festa por meio de redes sociais, sites, blogs, cartazes, panfletos, rádios, jornais ou outros meios de comunicação. O importante é que você divulgue as informações corretas, completas e atrativas sobre a sua festa.
O décimo primeiro passo é vender os ingressos. A venda dos ingressos é uma forma de arrecadar fundos para a realização da festa e de confirmar a presença dos convidados.
Você pode vender os ingressos por meio de sites, aplicativos, lojas ou pessoalmente. O importante é que você defina um preço justo, acessível e compatível com o seu orçamento e com o seu público-alvo.
Como resolver possíveis imprevistos e garantir a segurança da festa?
O décimo segundo passo para organizar uma festa de formatura é resolver possíveis imprevistos. Os imprevistos são situações inesperadas que podem acontecer antes ou durante a festa, como cancelamentos, atrasos, defeitos, acidentes ou conflitos.
Para resolver esses imprevistos, você deve ter um plano B, uma reserva financeira e uma equipe preparada para lidar com as emergências. Você também deve manter a calma, a paciência e a flexibilidade para buscar soluções rápidas e eficientes.
O décimo terceiro passo para organizar uma festa de formatura é garantir a segurança da festa. A segurança é essencial para evitar problemas maiores, como furtos, brigas, incêndios ou intoxicações.
Para garantir a segurança da sua festa, você deve contratar um serviço de segurança profissional, que tenha experiência em eventos do mesmo porte que o seu e que tenha boas referências no mercado.
Você também deve seguir as normas de segurança do local da festa, como ter extintores de incêndio, saídas de emergência e kit de primeiros socorros.
Conclusão
A conclusão é a parte final da organização de uma festa de formatura. É nessa etapa que você vai encerrar o seu evento com chave de ouro, agradecendo aos convidados e aos patrocinadores, avaliando o sucesso da festa e guardando as lembranças. Veja como fazer isso:
Como agradecer aos convidados e aos patrocinadores da festa?
O décimo quarto passo para organizar uma festa de formatura é agradecer aos convidados e aos patrocinadores da festa. Os convidados e os patrocinadores são as pessoas que tornaram possível a realização do seu evento, por isso, você deve demonstrar a sua gratidão e o seu reconhecimento por eles.
Você pode agradecer aos convidados e aos patrocinadores por meio de discursos, brindes, lembrancinhas ou mensagens. O importante é que você seja sincero, gentil e personalizado no seu agradecimento.
Como avaliar o sucesso da festa e guardar as lembranças?
O décimo quinto passo para organizar uma festa de formatura é avaliar o sucesso da festa. A avaliação é importante para saber se você atingiu os seus objetivos, se você satisfez as expectativas dos formandos e dos convidados e se você pode melhorar algo para futuros eventos.
Você pode avaliar o sucesso da sua festa por meio de pesquisas, questionários, depoimentos ou feedbacks. O importante é que você seja honesto, crítico e construtivo na sua avaliação.
O décimo sexto passo para organizar uma festa de formatura é guardar as lembranças. As lembranças são as recordações que você vai levar para sempre da sua festa, como as fotos, os vídeos, os objetos ou as emoções.
Você pode guardar as lembranças por meio de álbuns, pendrives, quadros ou redes sociais. O importante é que você preserve as lembranças com carinho, orgulho e nostalgia.
Como Organizar uma Festa de Formatura [Passo a Passo] – Resumo
Organizar uma festa de formatura é um desafio que exige planejamento, execução e conclusão. Neste artigo, nós te mostramos como fazer isso em 16 passos simples e práticos:
- Definir o orçamento
- Definir a data
- Definir o local
- Escolher o tema
- Escolher a decoração
- Escolher o convite
- Contratar o buffet
- Contratar o som
- Contratar a iluminação
- Contratar a fotografia
- Montar a comissão de formatura
- Dividir as tarefas
- Divulgar a festa
- Vender os ingressos
- Resolver possíveis imprevistos
- Garantir a segurança da festa
- Agradecer aos convidados e aos patrocinadores
- Avaliar o sucesso da festa
- Guardar as lembranças
Seguindo esses passos, você vai conseguir organizar uma festa de formatura incrível, sem estresse e sem gastar muito.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você e que você tenha uma festa de formatura inesquecível. Parabéns pela sua formatura e muito sucesso na sua nova jornada!
